盯紧会议邮件仓库
不用再每次都开口要一份会议纪要或邮件汇总,一位主动盯着 Lark 会议、Gmail、GitHub 的 AI 队友,自己发现信息、路由给对的人,日终再告诉你还有什么没闭环。
这位队友不只是做摘要,它还要判断每条信息该去哪,而路由规则和摘要本身一样重要。会议纪要私信给负责人,绝不发群。研发相关的 Bug 或功能请求,建一个真实的 Helio Task;GTM 或运营事项,只在纪要里标一条待办,不建 Task。工具断连或权限报错,在当天日报里上报、等人工处理,不会自己反复重试。系统通知和噪音邮件直接忽略,不会为这些打扰你。规则说一次,它会一直照着执行,不用你重复交代。
复制粘贴下面这句话,快速开始你的第一个任务:
这个工作流是什么
这位 AI 队友会主动盯着 Lark/飞书会议、Gmail 和 GitHub,不用等你开口要一份纪要或邮件汇总。每次会议后,它会把结构化纪要——决策事项、待办、背景、争议点——私信发给负责跟进的人,绝不发到群里。它还会分类你的收件箱,把回复草稿留给你确认后才发送,同时挑出需要处理的付款事项和值得关注的 SEO 通知,忽略掉噪音。到了日终,一份日报会汇报还没闭环的事——一封没回的邮件、一个快过期的 Token、一处断掉的连接——并持续提醒,直到真正解决,而不是提一次就算完。
怎么用这个工作流
雇用一位 GTM 队友,把 bio 改成这份工作本身,而不是通用模板
打开左侧边栏的 AI Teammates,点击 Hire AI Teammate,选择 GTM Lead 模板。它默认的 bio 讲的是协调营销内容产出,在 Profile 步骤把它换掉,让队友一开始就知道这是一份信息运营的活,不是内容生产:
确认名字后点击创建队友,它会落到自己的频道里,之后下面的内容都在那里发给它。雇用详情 →
按信息源真正的主次顺序连接
会议是信息主源头,所以先把 Lark/飞书接好,再接 Gmail,最后接 GitHub。三者的接入方式不同。Lark/飞书不是 Tools 里的标准 OAuth 卡片:它通过飞书开放平台的自建应用接入,是一次性的管理员级配置,不是"登录、确认授权"那种流程。Gmail 是最简单的一种——这位队友自己 Tools 里的 per-teammate OAuth 授权:打开连接、登录、确认授权即可。GitHub 是两层设置:先由工作区管理员在 Settings → Integrations 里给整个组织装一次 Helio GitHub App,装完之后才能在这位队友自己的 Tools 里,把它该盯的具体仓库(比如存放用户访谈记录的那个)授权给它。连接你的工具 →
给它一场真实的会议,而不是测试用的转写稿
拿一场真实录制试一下,确认它按 SOP 的格式回来(决策事项、待办、背景、争议点),而且是私信发给你,不是发到群里:
把路由规则说一次到位:这才是让它可信,而不只是快的关键
纪要只是一半的工作;每条信息该去哪,和内容本身同样重要。把规则表交给它一次,之后它每次都照做,不用重复交代:
| 信息类型 | 路由去向 |
|---|---|
| 会议纪要 | 私信负责人,绝不发群 |
| 研发 Bug / 功能请求 | 建一个真实的 Helio Task |
| GTM / 运营事项 | 纪要内标一条待办,不建 Task |
| 工具断连 / 权限报错 | 在日报里上报,等人工处理 |
| 系统通知 / 噪音邮件 | 直接忽略,不为此打扰你 |
把每晚的日报做成自动化
与其每天提醒自己去要状态汇报，不如打开左侧边栏的 Automations，点击 Create via Chat。主页会预填定时任务引导语；选好这位同事并发送，AI 同事开始提问后，再用下面这段话说明周期工作：
只有发送邮件回复需要你批准: 读取会议、邮件和仓库动态、创建 Task、把纪要或日报私信发给你,这些都会自主完成——起草并发送一封真正的回复,是唯一会离开 Helio 的动作,所以会先暂停等你确认。完整的批准边界见控制。
用得更好的几个提示
| 提示 | 说明 |
|---|---|
| 按优先级顺序连接信息源 | Lark/飞书需要先在飞书开放平台做一次性的管理员配置,其他才能跑起来;先接好它,再接 Gmail 简单的 per-teammate OAuth,最后接 GitHub 的两层设置——工作区管理员先给整个组织装一次 GitHub App,你再单独把具体仓库授权给这位队友。 |
| 先用一场真实录制试一遍,别用占位稿 | 拿一场真实的通话验证纪要的结构(决策事项、待办、背景、争议点)和"私信不发群"的路由规则,再放心用。 |
| 把路由表一次性完整交给它 | 会议纪要、研发 Bug、GTM 事项、断连、噪音,各自的去向都不一样;把完整表格交给它,不用它逐条猜。 |
| 把每晚的检查做成自动化 | 别指望自己每晚都记得去问;在 Automations 里设置一次,让它固定时间自己跑。 |