让收件箱自动清空
一位按固定节奏巡查 Gmail 的 AI 队友，起草回复、追踪发票到期日，只有真正等不了的事才会打断你。
复制粘贴下面这句话，快速开始你的第一个任务：
这个工作流是什么
"让收件箱自动清空"，就是雇一位按固定节奏巡查 Gmail 的队友，把每封被扫描的邮件都归进四个桶之一——合作咨询、发票、系统通知，或永久忽略——不会用错处理方式。合作邮件它会起草回复存进 Gmail Drafts 供你审阅，绝不会自己发出去；发票追踪表会保持更新，记录对方名称、金额、Invoice 号、到期日、状态。它发现的大多数事情都留在下一次巡查摘要里，只有一小份具体列出来的、真正等不了的事，才会立刻私信你。
这些情况立即私信提醒你，而不是记进下一次巡查摘要：
- 一张刚刚到期却还没付款的发票
- 高价值、有时限的邀约，比如加速器、大额赞助，任何有截止窗口的机会
- 一个从没联系过你的人发来的第一条询盘。新的潜在合作方第一次开口，值得马上看一眼，而不是排进明天的摘要
- 对方承诺过却食言的事，比如"周五前发草稿给你"，周五过了却没动静
- 需要你在自己账户上操作的事，比如充值、付款、授权、审批
- 对方发来需要你审阅的成品，比如一条剪好的视频、一份内容、一个等你签字确认的文件
除此之外的事，比如常规草稿、已归档的系统通知、一次正常的分类，队友会自己处理好，只在下一次摘要里如实汇报。
怎么用这个工作流
雇用一位邮件助手，并告诉它"处理好"具体意味着什么
打开左侧边栏的 AI Teammates，点击 Hire AI Teammate，选择 Email Assistant 模板。模板默认的简介只是泛泛的收件箱分诊，在 Profile 这一步把它换掉，让队友一上来就知道这份工作是四个桶，不是笼统一堆：
确认名字后点击创建队友，它会落到自己的频道里，之后下面的内容都在那里发给它。雇用详情 →
连接 Gmail，如果还要追踪合作方报价，也连接 Notion
Gmail 是这位队友离不开的连接，真正的 Helio 原生连接器，走的是和 Helio 里其他地方一样的 OAuth 流程。如果你还维护着一份合作方报价数据库，也把 Notion 连上：它同样是真正的原生连接器，能让这位队友把邮件里发现的每个报价直接记进那个数据库，不用你自己手动搬数字。连接你的工具 →
不是这套流程要用到的每个工具都有原生连接器。如果以后你想让这位队友去查一个 Helio 没有直接对接的网站，比如一个支付渠道的状态页，或者一个只有网页界面、没有 API 的平台后台，不用等一个根本不存在的"连接"按钮。去 Skills & Plugins 安装 Stagehand Browser CLI 技能，它会直接操作一个真实浏览器替你完成。它依然不会替你授权付款，那始终是你手动操作的事，但它可以替你把一个页面读出来，省得你自己去点开查。
设定四条分类规则
队友读到的每一封邮件，都先分类再处理。给它一套真正的规则，而不是笼统的"重要 vs 不重要"：
| 类别 | 什么邮件算这类 | 会怎么处理 |
|---|---|---|
| 合作咨询 | 创作者/合作方的询盘：报价、视频进度跟进、合作跟进 | 起草回复存入 Gmail Drafts，巡查摘要里列出 |
| 发票 | 含金额、Invoice 号、到期日的邮件 | 加入发票追踪表，逾期则标注 |
| 系统通知 | 平台自动发出的邮件，不需要回复 | 只列在摘要里，标注"无需回复" |
| 永久忽略 | 你配置过要跳过的发件人：竞品营销、垃圾邮件 | 直接跳过，连摘要里都不会出现 |
让它追踪发票到到期日，而不只是"收到了就算数"
每封归进发票桶的邮件，队友都会记下对方名称、金额、Invoice 号、到期日、状态，而且每次巡查都会重新核对状态，不是收到邮件那一刻记一次就完事：
确认哪些等摘要、哪些不等
分类规则决定一封邮件是什么；这条规则决定你多快知道它。队友发现的大多数东西留在下一次巡查摘要里就行，但有几件事不行，把它们和其他事一样对待，就是逾期发票或首次高价值询盘悄悄躺几个小时没人看的原因：
把巡查排上固定节奏
打开侧边栏的自动化，点击通过对话创建。来到主页后，选好这位 AI 同事并发送已经填好的定时任务引导语；AI 同事开始提问后，再用下面这段话说明周期工作。这样，上面的规则就会按节奏运行，不用每次再问：
这个工作流不会自己发邮件： 发送外部邮件属于敏感操作，所以回复始终存进 Gmail Drafts，由你自己确认发送。读取收件箱、给邮件分类、更新发票追踪表这些都会自己运行，不需要你批准。哪些操作需要等你签字、哪些不用，见控制。
用得更好的几个提示
| 提示 | 说明 |
|---|---|
| 一开始就给出真正的分类规则 | 四个桶要分得好，得靠你给出具体规则——什么算发票、哪些发件人要永久跳过——而不是笼统的"重要 vs 不重要"。 |
| 回复发出前先审一遍 | 回复存进 Gmail Drafts，不是发件箱。发出去之前先看一眼确切措辞。 |
| 明确说清哪些情况值得立刻私信 | 发票逾期、高价值限时邀约、首次询盘、失约、账户操作、需要审阅的成品，只有这几种情况才跳过摘要直接私信，其余都该等摘要。 |
| 要追踪合作方报价就把 Notion 连上 | 不连的话，邮件里发现的报价只会出现在摘要里；连上之后，会直接记进你的报价数据库。 |