# 让收件箱自动清空 (/zh/use-cases/team-ops/email)



复制粘贴下面这句话，快速开始你的第一个任务：

<Prompt>
  帮我雇一位队友，按固定节奏巡查我的 Gmail 收件箱，把收到的邮件分进合作咨询、发票、系统通知、可以直接忽略这几个桶里，对合作类邮件起草回复草稿存进 Gmail Drafts 供我审阅，绝不自己直接发送出去；同时追踪每张发票的金额、发票号和到期日，一旦到期还没收到付款就标记逾期并立刻私信提醒我；其他不着急的事情，比如常规草稿和系统通知，就留着等下一次巡查摘要里再看，不用事事都来打扰我。
</Prompt>

<LivePreview component="NewThread" scenario="{ draft: &#x22;帮我雇一位队友，按固定节奏巡查我的 Gmail 收件箱，把收到的邮件分进合作咨询、发票、系统通知、可以直接忽略这几个桶里，对合作类邮件起草回复草稿存进 Gmail Drafts 供我审阅，绝不自己直接发送出去；同时追踪每张发票的金额、发票号和到期日，一旦到期还没收到付款就标记逾期并立刻私信提醒我；其他不着急的事情，比如常规草稿和系统通知，就留着等下一次巡查摘要里再看，不用事事都来打扰我。&#x22; }" />

## 这个工作流是什么 [#这个工作流是什么]

"让收件箱自动清空"，就是雇一位按固定节奏巡查 Gmail 的队友，把每封被扫描的邮件都归进四个桶之一——合作咨询、发票、系统通知，或永久忽略——不会用错处理方式。合作邮件它会起草回复存进 Gmail Drafts 供你审阅，绝不会自己发出去；发票追踪表会保持更新，记录对方名称、金额、Invoice 号、到期日、状态。它发现的大多数事情都留在下一次巡查摘要里，只有一小份具体列出来的、真正等不了的事，才会立刻私信你。

<Callout type="warn">
  **这些情况立即私信提醒你，而不是记进下一次巡查摘要：**

  * 一张刚刚到期却还没付款的发票
  * 高价值、有时限的邀约，比如加速器、大额赞助，任何有截止窗口的机会
  * 一个从没联系过你的人发来的第一条询盘。新的潜在合作方第一次开口，值得马上看一眼，而不是排进明天的摘要
  * 对方承诺过却食言的事，比如"周五前发草稿给你"，周五过了却没动静
  * 需要你在自己账户上操作的事，比如充值、付款、授权、审批
  * 对方发来需要你审阅的成品，比如一条剪好的视频、一份内容、一个等你签字确认的文件

  除此之外的事，比如常规草稿、已归档的系统通知、一次正常的分类，队友会自己处理好，只在下一次摘要里如实汇报。
</Callout>

## 怎么用这个工作流 [#怎么用这个工作流]

<Steps>
  <Step>
    ### 雇用一位邮件助手，并告诉它"处理好"具体意味着什么 [#雇用一位邮件助手并告诉它处理好具体意味着什么]

    打开左侧边栏的 **AI Teammates**，点击 **Hire AI Teammate**，选择 **Email Assistant** 模板。模板默认的简介只是泛泛的收件箱分诊，在 Profile 这一步把它换掉，让队友一上来就知道这份工作是四个桶，不是笼统一堆：

    <Prompt>
      你是工作区的邮件管家。每次巡查把收件箱分成四类：合作咨询、发票账单、系统通知、永久忽略的发件人。合作邮件起草英文回复存入 Gmail Drafts 供我审阅，绝不擅自发送。每封含金额的邮件追踪对方名称、金额、到期日、状态，到期未付标记为逾期。以下情况立即私信提醒我，其余都等下一次巡查摘要：发票逾期、高价值限时邀约、从未合作过的首次询盘、对方承诺超时未履行、需要我操作账户，或合作方交付了需要审阅的成品。
    </Prompt>

    确认名字后点击**创建队友**，它会落到自己的频道里，之后下面的内容都在那里发给它。[雇用详情 →](/ai-teammates/hire-an-ai-teammate)

    <LivePreview component="CreateAssistantPage" scenario="{ focus: &#x22;profile&#x22;, initialState: { start: &#x22;template&#x22;, templateRef: &#x22;@helio/email-assistant&#x22;, name: &#x22;Email Assistant&#x22;, bio: &#x22;你是工作区的邮件管家。每次巡查把收件箱分成四类：合作咨询、发票账单、系统通知、永久忽略的发件人。合作邮件起草英文回复存入 Gmail Drafts 供我审阅，绝不擅自发送。每封含金额的邮件追踪对方名称、金额、到期日、状态，到期未付标记为逾期。以下情况立即私信提醒我，其余都等下一次巡查摘要：发票逾期、高价值限时邀约、从未合作过的首次询盘、对方承诺超时未履行、需要我操作账户，或合作方交付了需要审阅的成品。&#x22; } }" />
  </Step>

  <Step>
    ### 连接 Gmail，如果还要追踪合作方报价，也连接 Notion [#连接-gmail如果还要追踪合作方报价也连接-notion]

    Gmail 是这位队友离不开的连接，真正的 Helio 原生连接器，走的是和 Helio 里其他地方一样的 OAuth 流程。如果你还维护着一份合作方报价数据库，也把 Notion 连上：它同样是真正的原生连接器，能让这位队友把邮件里发现的每个报价直接记进那个数据库，不用你自己手动搬数字。[连接你的工具 →](/connect/connect-tools-to-ai-teammates)

    <LivePreview component="AssistantIntegrations" />

    不是这套流程要用到的每个工具都有原生连接器。如果以后你想让这位队友去查一个 Helio 没有直接对接的网站，比如一个支付渠道的状态页，或者一个只有网页界面、没有 API 的平台后台，不用等一个根本不存在的"连接"按钮。去 Skills & Plugins 安装 **Stagehand Browser CLI** 技能，它会直接操作一个真实浏览器替你完成。它依然不会替你授权付款，那始终是你手动操作的事，但它可以替你把一个页面读出来，省得你自己去点开查。
  </Step>

  <Step>
    ### 设定四条分类规则 [#设定四条分类规则]

    队友读到的每一封邮件，都先分类再处理。给它一套真正的规则，而不是笼统的"重要 vs 不重要"：

    | 类别   | 什么邮件算这类                   | 会怎么处理                       |
    | ---- | ------------------------- | --------------------------- |
    | 合作咨询 | 创作者/合作方的询盘：报价、视频进度跟进、合作跟进 | 起草回复存入 Gmail Drafts，巡查摘要里列出 |
    | 发票   | 含金额、Invoice 号、到期日的邮件      | 加入发票追踪表，逾期则标注               |
    | 系统通知 | 平台自动发出的邮件，不需要回复           | 只列在摘要里，标注"无需回复"             |
    | 永久忽略 | 你配置过要跳过的发件人：竞品营销、垃圾邮件     | 直接跳过，连摘要里都不会出现              |

    <Prompt>
      这是我的分类规则。合作咨询，也就是创作者或品牌的报价、视频进度更新、合作跟进，起草回复，摘要里也列一行。含金额、Invoice 号、到期日的算发票，追踪它，不用起草回复。平台系统通知只放进摘要，标注无需回复。以下这些发件人永久跳过，连列都不要列：[竞品营销地址]。
    </Prompt>

    <LivePreview
      component="AssistantChat"
      scenario="{ assistantName: &#x22;Email Assistant&#x22;, messages: [
    { author: &#x22;user&#x22;, text: &#x22;这是我的分类规则。合作咨询，也就是创作者或品牌的报价、视频进度更新、合作跟进，起草回复，摘要里也列一行。含金额、Invoice 号、到期日的算发票，追踪它，不用起草回复。平台系统通知只放进摘要，标注无需回复。以下这些发件人永久跳过，连列都不要列：[竞品营销地址]。&#x22; },
    { author: &#x22;assistant&#x22;, text: &#x22;四个桶都设好了。合作咨询会起草回复并在摘要里留一行；发票直接进追踪表，不起草回复；系统通知只在摘要里列出，标注无需回复；你列的那些发件人会被完全跳过，不会出现在任何摘要里。遇到分不清该归哪一类的邮件，我会标出来问你，不会自己猜。&#x22; },
  ] }"
    />
  </Step>

  <Step>
    ### 让它追踪发票到到期日，而不只是"收到了就算数" [#让它追踪发票到到期日而不只是收到了就算数]

    每封归进发票桶的邮件，队友都会记下对方名称、金额、Invoice 号、到期日、状态，而且每次巡查都会重新核对状态，不是收到邮件那一刻记一次就完事：

    <Prompt>
      追踪你找到的每一张发票：对方名称、金额和币种、Invoice 号、到期日。状态分待支付、逾期、已付款三种。如果到期日已过而我还没确认付款，标记为逾期并告诉我，不要只是悄悄更新一个我没在看的字段。
    </Prompt>

    <LivePreview
      component="AssistantChat"
      scenario="{ assistantName: &#x22;Email Assistant&#x22;, messages: [
    { author: &#x22;user&#x22;, text: &#x22;追踪你找到的每一张发票：对方名称、金额和币种、Invoice 号、到期日。状态分待支付、逾期、已付款三种。如果到期日已过而我还没确认付款，标记为逾期并告诉我，不要只是悄悄更新一个我没在看的字段。&#x22; },
    { author: &#x22;assistant&#x22;, text: &#x22;开始追踪了。目前有 4 张未结清发票，其中一张需要你注意：Bramble Media，$2,400.00，Invoice #INV-1042，到期日 7 月 15 日，已经逾期 2 天且没有付款确认，我标成了 ⚠️ 逾期，并单独给你发了一条私信，没有把它埋进下一次摘要。另外 3 张还在到期日之内，状态是待支付。&#x22; },
  ] }"
    />
  </Step>

  <Step>
    ### 确认哪些等摘要、哪些不等 [#确认哪些等摘要哪些不等]

    分类规则决定一封邮件*是什么*；这条规则决定你*多快*知道它。队友发现的大多数东西留在下一次巡查摘要里就行，但有几件事不行，把它们和其他事一样对待，就是逾期发票或首次高价值询盘悄悄躺几个小时没人看的原因：

    <Prompt>
      你发现的大多数事情可以等下一次巡查摘要，常规草稿、已归档的通知都不用给我发消息。但以下这些情况请立刻私信我，不要等：发票刚逾期、高价值限时邀约、从没联系过的人第一次询盘、对方承诺过却没兑现、需要我在自己账户上操作，或者有需要我审阅的成品。
    </Prompt>

    <LivePreview
      component="AssistantChat"
      scenario="{ assistantName: &#x22;Email Assistant&#x22;, messages: [
    { author: &#x22;user&#x22;, text: &#x22;你发现的大多数事情可以等下一次巡查摘要，常规草稿、已归档的通知都不用给我发消息。但以下这些情况请立刻私信我，不要等：发票刚逾期、高价值限时邀约、从没联系过的人第一次询盘、对方承诺过却没兑现、需要我在自己账户上操作，或者有需要我审阅的成品。&#x22; },
    { author: &#x22;assistant&#x22;, text: &#x22;明白了，六种情况会立刻私信你，其余都等下一次摘要：发票逾期、高价值限时邀约、从没联系过的人第一次询盘、对方失约、需要你在自己账户上操作，以及需要你审阅的成品。常规草稿和系统通知还是留在常规巡查摘要里。&#x22; },
  ] }"
    />
  </Step>

  <Step>
    ### 把巡查排上固定节奏 [#把巡查排上固定节奏]

    打开左侧边栏的 **Automations**，点击 **Create via Chat** 下拉菜单，选这位队友。这一步才是让上面这些规则从"被问到才做"变成"自己按节奏做"：

    <Prompt>
      每 3 小时巡查一次收件箱，读取最新 50 封邮件。按分类规则处理，给合作咨询起草回复，更新发票追踪表，遇到紧急清单上的事立刻私信我，其余的每次巡查发我一份摘要。另外每天扫描一次创作者发来的新报价：如果连接了 Notion，就记进那边的合作方报价数据库；没连的话，把它们列进摘要里就行。
    </Prompt>

    <LivePreview component="NewThread" scenario="{ populated: false }" />
  </Step>
</Steps>

**这个工作流不会自己发邮件：** 发送外部邮件属于敏感操作，所以回复始终存进 Gmail Drafts，由你自己确认发送。读取收件箱、给邮件分类、更新发票追踪表这些都会自己运行，不需要你批准。哪些操作需要等你签字、哪些不用，见[控制](/ai-teammates/control)。

## 用得更好的几个提示 [#用得更好的几个提示]

| 提示                   | 说明                                                          |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------- |
| 一开始就给出真正的分类规则        | 四个桶要分得好，得靠你给出具体规则——什么算发票、哪些发件人要永久跳过——而不是笼统的"重要 vs 不重要"。     |
| 回复发出前先审一遍            | 回复存进 Gmail Drafts，不是发件箱。发出去之前先看一眼确切措辞。                      |
| 明确说清哪些情况值得立刻私信       | 发票逾期、高价值限时邀约、首次询盘、失约、账户操作、需要审阅的成品，只有这几种情况才跳过摘要直接私信，其余都该等摘要。 |
| 要追踪合作方报价就把 Notion 连上 | 不连的话，邮件里发现的报价只会出现在摘要里；连上之后，会直接记进你的报价数据库。                    |

## 常见问题 [#常见问题]

<Accordions type="single">
  <Accordion title="它会自己发邮件吗？">
    不会。回复始终存进 Gmail Drafts，由你自己审阅并发送。发送外部邮件属于敏感操作，所以这个流程设计成绝不自动发送。
  </Accordion>

  <Accordion title="发票被记录之后会怎样？">
    会追踪对方名称、金额、Invoice 号、到期日、状态（待支付/逾期/已付款），每次巡查都重新核对。一张发票到期未付会被标记为逾期，并触发立即私信。
  </Accordion>

  <Accordion title="是不是每封邮件都会私信我？">
    不是。只有发票逾期、高价值限时邀约、首次询盘、对方失约、需要你操作账户、需要你审阅的成品，这几种情况才会立刻私信，其余的都留在下一次巡查摘要里。
  </Accordion>

  <Accordion title="如果它需要查一个没有原生连接器的工具怎么办？">
    安装 Stagehand Browser CLI 技能，让它直接操作一个真实浏览器完成，不用等一个不存在的"连接"按钮。它依然不会替你授权付款，那始终是你手动操作的事。
  </Accordion>

  <Accordion title="需要连接 Notion 吗？">
    只有在你要追踪合作方报价时才需要。不连的话，邮件里发现的报价只会出现在摘要里，不会被记进数据库。
  </Accordion>
</Accordions>

<Cards>
  <Card title="Team Ops" href="/use-cases/team-ops" description="返回 Team Ops 场景总览。" />

  <Card title="自动规划每日日程" href="/use-cases/team-ops/day-planner" description="每天一份晨间简报和一次晚间核查。" />
</Cards>